Dicha ley es de aplicación a los datos de carácter personal (cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables) registrados en soporte físico, que los haga susceptibles de tratamiento, y a toda modalidad de uso posterior de estos datos por el sector público y privado.
Las operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no, que permitan la recogida, grabación, conservación, elaboración, modificación, bloqueo y cancelación, así como las cesiones de datos que resulten de comunicaciones, consultas, interconexiones y transferencias, de denomina “tratamiento de datos”.
La persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo, que decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento de los datos, será el “responsable del fichero o tratamiento”, en este caso la Comunidad de Propietarios.
Mientras que el “encargado del tratamiento”, será la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio o cualquier otro organismo que, sólo o conjuntamente con otros, trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Aunque el artículo 20 apartado f. de la Ley de Propiedad Horizontal, permite a la Junta de Gobierno atribuir otras atribuciones diferentes a las establecidas en la norma, no significa que el Administrador de Fincas pueda ejercer la figura de responsable del fichero, puesto que su labor es prestar un servicio a la comunidad de propietarios. En su caso, el Administrador de fincas será usuario del fichero o encargado de tratamiento en la materia relativa a la custodia de los datos y acceso, siendo responsable de los datos que manejen dentro de su actividad (facturas, contratos, clientes, etcétera).
La relación entre la Comunidad de Propietarios y el Administrador de Fincas debe estar regulada en un contrato que recoja tanto el contenido de la propia prestación de servicios de administración, como sus obligaciones en cuanto encargado de tratamiento.